Jeroen Gerrits

Horizontaal toezicht: gouden greep of administratieve last?

Horizontaal Toezicht (HT) in de MSZ moet zorgen voor administratieve lastenverlichting, meer wederzijds vertrouwen tussen zorgaanbieder en zorgverzekeraar en rechtmatige zorguitgaven. Nu een handjevol ziekenhuizen daadwerkelijk ‘over is’ op HT, is het een mooi moment om de balans op te maken en te kijken of deze voordelen daadwerkelijk worden behaald of dat er valse hoop is gecreëerd die zorgt voor meer werk, frustratie en schijnvertrouwen.

Horizontaal Toezicht is een vorm van samenwerking tussen zorgverzekeraars en zorgaanbieders en is geënt op vertrouwen, wederzijds begrip en transparantie. Ieder ziekenhuis dient zich te richten op de rechtmatigheid van zorguitgaven en dit betekent dus: correct (in één keer goed) registreren en declareren en gepast gebruik van zorg. Uiteindelijk zal dit voor een ziekenhuis resulteren in minder gegevensgerichte controles achteraf, want de focus zal veel meer op het begin van het registratieproces liggen door risicobeheersing.

De eerste gecertificeerde ziekenhuizen hebben een pioniersrol gehad bij realisatie van de ambitie van het Landelijk Platform om in 2020 80% van de ziekenhuizen over te hebben op HT. Bij deze voortrekkers is gebleken dat het daadwerkelijk implementeren van HT veel tijd, geld en capaciteit kost. Daarnaast is de doorlooptijd van het proces tot certificering langer dan op voorhand gedacht. Dit resulteert er in dat ziekenhuizen niet in de rij staan om de overstap te maken. Daarmee is de ambitie van het Landelijke Platform veranderd in een verre toekomstdroom.

Administratieve lasten

Ziekenhuizen moeten een aantal belangrijke documenten opleveren zoals procesbeschrijvingen, control framework en een risicoprioritering voor tientallen landelijke risico’s. Tevens moeten beheersmaatregelen worden opgesteld en moet de opzet, het bestaan en de werking daarvan worden aangetoond. Het Landelijk Platform faciliteert bijvoorbeeld de landelijke risicolijst, maar overige standard formats of producten ontbreken. Zo is er geen standaard format beschikbaar voor het control framework en ziekenhuizen dienen het framework zelf (in Excel) op te zetten. Het control framework is de backbone van HT en geeft een overzicht in risicoclassificering en beheersmaatregelen. Een goede structuur en goed beheer is noodzakelijk.

Er wordt van ziekenhuizen verwacht dat zij hun risico’s inschalen met behulp van een risicomatrix. Vanuit het Landelijk Platform zijn weinig hulpmiddelen aangereikt om op een zorgvuldige manier risico’s te classificeren. In begeleidende documenten worden termen gebruikt als “komt veel voor, komt weinig voor”, of “niet vaak, redelijk vaak”. Het ziekenhuis is vervolgens zelf aan zet om aan deze termen invulling te geven. Wat is echter de betekenis van een risico dat dagelijks wordt vastgelegd? Is dat vaak? Met welke activiteit wordt deze maatstaaf vergeleken? En hoe kwantificeert de zorgaanbieder deze risico’s om het gesprek met de zorgverzekeraar aan te gaan?

“Richtlijnen en hulpmiddelen worden bijna niet gegeven en het delen van best practices met andere ziekenhuizen gebeurt mondjesmaat.”

Hetzelfde geldt voor het invulling geven aan de verantwoording van opzet, bestaan en werking van beheersmaatregelen. Richtlijnen en hulpmiddelen worden bijna niet gegeven en het delen van best practices met andere ziekenhuizen gebeurt mondjesmaat. Het lijkt erop dat ziekenhuizen op zichzelf zijn aangewezen en samenwerking tussen ziekenhuizen op het gebied van HT wordt niet goed genoeg gefaciliteerd. Een goede ontwikkeling zien we op het gebied van landelijke HT Tools die ziekenhuizen moeten helpen in control te blijven door het aanbieden van een mooie website waarin het hele HT proces beheerd kan worden. We zien kleurrijke grafieken, invulvelden en uitklapmenu’s, maar helaas ligt de focus vooral op het invullen en op geïntegreerde dashboards voor managementrapportages. Ondersteuning op inhoud is er niet.

Samenwerken en informatie uitwisselen

HT wordt neergezet als maatwerk. Dat is het ook voor een deel. Toch is het overgrote deel aan werkzaamheden vergelijkbaar met alle andere ziekenhuizen omtrent HT. Waarom leren we dan niet meer van elkaar? Informatie uitwisseling en standard formats zijn essentieel om HT tot een succes te maken. Indien hier geen gebruik van wordt gemaakt moet elk ziekenhuis opnieuw het wiel uitvinden. Dit leidt tot onnodig veel administratieve lasten.

Vanwege het vele papierwerk en het lange proces loopt de frustratie bij veel zorgaanbieders op. HT is in de dop een mooi instrument, maar we moeten ons afvragen of het zijn doel niet voorbij schiet. Het complexe implementatieproces, het constant aantonen van bestaan en werking van beheersmaatregelen, het jaarlijks verantwoorden over de controles en de handmatige controles die nodig blijven omdat niet alle controles geautomatiseerd kunnen worden. Als je dat allemaal bij elkaar optelt, is het maar zeer de vraag of HT uiteindelijk een positief effect oplevert voor de zorgaanbieder. Er zou sprake moeten zijn van een bepaald wederzijds vertrouwen, maar met alle periodieke controles die nog steeds uitgevoerd moeten worden kan men zich afvragen of dit vanuit de zorgverzekeraar niet een soort schijnvertrouwen is.

“De realisatie van deze kennisdeling en het wegsnijden van overbodig dubbel werk is essentieel om ziekenhuizen over te halen om te starten met HT.”

Zonder een vergaande vorm van wederzijds vertrouwen zal een succesvolle en efficiënte werking van HT niet mogelijk zijn. We kunnen concluderen dat HT er duidelijk nog niet is. Het uitblijven van gestandaardiseerde formats en werkwijzen, het onvoldoende delen van kennis en de grote administratieve belasting zijn daar een belangrijke oorzaak van. De realisatie van deze kennisdeling en het wegsnijden van overbodig dubbel werk is essentieel om ziekenhuizen over te halen om te starten met HT. HT is echter een rijdende trein waar we met z’n allen op zitten. Gezamenlijk de schouders eronder zetten, organisatie overstijgend van elkaar leren en niet bang zijn om informatie te delen is de enige manier om HT op korte termijn tot een landelijk succes te maken.

Onze handvatten

Hoe classificeren we risico’s? Hoe toon je opzet, bestaan en werking van beheersmaatregelen aan? Welke hard en soft controls zijn er mogelijk om risico’s te beheersen? Welke documentatie is er nodig? Hoe zorg je ervoor dat HT in het registratieproces wordt geborgd? Zomaar wat vragen die betrekking hebben op de inhoud. Dit zijn ook vragen die wij als consultant dagelijks tegenkomen in de ziekenhuizen waar wij actief betrokken zijn bij HT projecten. We zijn op zoek gegaan naar concrete hulpmiddelen die tot op heden niet worden aangedragen door het Landelijk Platform. Om ziekenhuizen te helpen met de implementatie van HT en inhoudelijke ondersteuning te bieden op weg naar certificering lanceert Careffect de Careffect HT Toolkit. Geen software zonder inhoudelijke ondersteuning, maar uiterst noodzakelijke en heldere hulpmiddelen die een ziekenhuis op weg helpen om over te gaan op HT.

De Careffect HT Toolkit bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Een standaard format voor het Control Framework, inclusief risicoprioritering. Duidelijk en overzichtelijk!
  • De Careffect Risico Score: onze inschatting van een risicoscore op basis van onze expertise en kennis in HT.
  • Een standaard format voor het aantonen van opzet, bestaan en werking van beheersmaatregelen.
  • Kennis van en inzicht in mogelijke beheersmaatregelen, zowel hard als soft controls.
  • Lessons Learned. Ervaringen en tips die helpen om goed het implementatieproces te doorlopen.

Wat kunnen wij voor u doen?

Careffect helpt u graag. Als kennispartner staan we u graag bij in de uitdagingen die er voor een ziekenhuis ontstaan bij de verschillende faseringen van Horizontaal Toezicht. Op het gebied van DBC en HT bieden we ondersteuning in uitvoering, advies en projectmanagement. Naast de bovengenoemde HT Toolkit, hebben we inhoudelijke kennis en ervaring met de processen rondom HT. Onze consultants zijn bekend met procesbeschrijvingen, risico-prioritering en weten hoe ze stakeholders bij elkaar kunnen brengen.

Bent u benieuwd wat Careffect voor uw ziekenhuis kan betekenen of wilt u meer weten over de HT Toolkit? Neem vrijblijvend contact met ons op via 088 600 1100 of info@careffect.nl

Naar het overzicht

© 2019 Careffect. Alle rechten voorbehouden. Website door De Geus Internet