Bewust bekwaam in het EPD: je bent nooit uitgeleerd!

Iedereen herkent de situatie wel: tien keer klikken voor je bij de juiste labuitslagen bent, steeds opnieuw dezelfde gegevens intoetsen of bepaalde informatie niet direct kunnen terugvinden. Door een passende scholing in het elektronisch patiëntendossier (EPD) kunnen veel van deze frustraties je bespaard blijven. Maar hoe zorg je er voor dat je medewerkers optimaal gebruik maken van het EPD? Dit blijkt geen gemakkelijke opgave te zijn.

Verschillende opdrachtgevers hebben bij ons aangegeven op zoek te zijn naar een manier om medewerkers te scholen in een EPD. Het EPD krijgt regelmatig een update waardoor onderwijsmateriaal continu aangepast dient te worden. Bovendien wordt hierin vanuit diverse rollen en functies gewerkt en daarnaast verschillen medewerkers in hun ervaring en vaardigheden.

Het is essentieel dat medewerkers bekwaam zijn in het EPD; juiste en volledige registratie is namelijk belangrijk voor de patiëntveiligheid, kwaliteit van zorg, privacy van de patiënt (AVG) en financiële afhandeling. Daarnaast dient een goed geborgde EPD-scholing als beheersmaatregel voor Horizontaal Toezicht. Verder zullen medewerkers die efficiënt omgaan met het EPD sneller werken en minder frustratie ervaren.

De laatste jaren zien we een verschuiving van formeel klassikaal leren naar werkplekleren, waarbij het 70-20-10 model[1] door veel organisaties wordt omarmd. Dit model beschrijft hoe mensen nieuwe informatie tot zich nemen en nieuwe vaardigheden leren, waarbij 70% van het leren plaatsvindt op de werkvloer, 20% door interactie en 10% door formele training. Wanneer de benodigde basiskennis ontbreekt, biedt een formele scholing (10%) - zoals een klassikale training - uitkomst. Echter moet dit op de werkplek uitgevoerd (70%) en door interactie met collega’s (20%) ondersteund worden, om te voorkomen dat het geleerde weer wegzakt. Wanneer de basiskennis en -vaardigheden aanwezig zijn, ligt de focus op het optimaliseren van het gebruik. Dit kan worden ingericht in de vorm van ondersteuning op de werkplek door middel van key-users. Daarnaast moet informatie up-to-date beschikbaar zijn in een protocol, e-learning of werkinstructie.

Voor de samenstelling van het opleidingsplan bestaat geen gouden standaard die voor ieder ziekenhuis toepasbaar is. De combinatie van de verschillende onderwijsvormen moet per situatie worden afgewogen. In deze afweging dient een aantal punten te worden meegenomen. Op basis van onze kennis en ervaring hebben wij de volgende aanbevelingen opgesteld:

  • Maak onderwijsmateriaal zo ervaring- en functie specifiek mogelijk en maak de vertaalslag naar de praktijk door middel van casuïstiek. Careffect heeft een zelftest ontwikkeld, waarmee de te scholen werknemer getoetst kan worden op de huidige EPD-kennis. Op basis van het resultaat kan worden gekozen bepaalde onderdelen van de scholing over te slaan of juist meer aandacht te geven.
  • Zet key-users in die goed opgeleid zijn in het EPD en die worden gefaciliteerd in hun rol. Zo hebben (nieuwe) medewerkers een aanspreekpunt en kunnen de key-users hen instrueren en ondersteunen in de afdelingsspecifieke werkzaamheden.
  • Zorg voor een goed uitgewerkte en up-to-date handleiding, e-learning en/of naslagwerk, die stapsgewijs het proces beschrijven.
  • Communiceer duidelijk waar medewerkers terecht kunnen bij vragen of onduidelijkheden, zoals bijvoorbeeld een ICT-helpdesk.
  • Onderwijs is nooit klaar; blijf de voortgang monitoren en richt eventueel herhalende onderwijsinterventies in het leermanagementsysteem (LMS) in. Betrek hierbij de teamleider en de medewerkers zelf.

Careffect heeft ruime ervaring met het ontwerpen van onderwijsmateriaal (digitaal of klassikaal), verzorgen van trainingen en het begeleiden van een verandertraject. Onze consultants worden ingezet als trainer, opleidingsadviseur en projectleider. Daarnaast verzorgt Careffect op maat gemaakte EPD-opleidingen, zowel aan nieuwe medewerkers als bij de implementatie van een nieuwe versie van het EPD. Ook organiseren wij HiX-scholingen voor DBC-medewerkers, geven we knoppentraining en ontwikkelen we zelf e-learning en inwerkmodules. Onze consultants hebben bovendien kennis van en ervaring met verschillende leermanagementsystemen, zoals NetDimensions en CAPP.

Benieuwd wat wij voor u kunnen betekenen? We gaan graag met u om tafel om te zoeken naar de juiste oplossing voor uw organisatie. Neem contact met ons op via 088 600 1100 of info@careffect.nl.

 

[1] https://www.train-de-trainer.com/702010-model/

Naar het overzicht

© 2020 Careffect. Alle rechten voorbehouden. Website door De Geus Internet